前回の記事では、社長の成果や行動を妨げる行動のうちネット環境編をお伝えしました。
今回はそれ以外の代表的な3つの行動についてお伝えしていきます。
小さな会社では、社長が一番の稼ぎ頭であるはずです。
ということは、社長の時間価値を高めることが、会社の成果に直結するということになります。
無意識にやってしまっている無駄な行動を知り、排除していくことで会社の成果と効率を高めていきましょう。
無駄な行動その1 会議や打ち合わせ
会議や打ち合わせは、何かを決める場です。
しかし、あなたの会社の打ち合わせや会議はどうでしょう？
何をやるかもはっきりしないまま取りあえず会議の時間に人が集まり、「まずは1人ひとりの報告から、、、」ですとか、「せっかく集まっているんだから、何か話し合いたいことはないか？」みたいな感じで、これから話し合うための意見を出し、それから延々と悩んでいませんか？
しかも何時に終わるか分からない。
悩んでいる時間がムダというわけです。
会議や打ち合わせをするときにはあらかじめ、「何時に終わるのか？」「何を決めるのか？」を明確化にしましょう。
会議や打ち合わせでは、事前に話し合う内容を共有して「決める」ことが重要です。
終了時間を設定することにより、何時までに結論を出さなければいけないと集中力も高まります。
そうでないと、時間ばかり浪費してしまいます。
経営者の仕事は「決めること」です。
成果を出すためには、行動しなければなりません。
行動するには、決断しなければなりません。
無駄な会議や打ち合わせになっていないかを見直してみましょう。
ただし、例外があります。
それはアイデア出しなどの場合です。
この場合は、決めることよりもアイデアを拡散的にたくさん出し切ることが大切です。
しかし、この場合も時間設定は重要です。
○時から○時までの2時間といったように、制限時間内にアイデアを集中して出すということです。
無駄な行動その2 オープンドアポリシー
オープンドアポリシーとは、文字通り、社長室のドアを常に開けておいて、いつでもスタッフが社長に話しかけやすい状態のことです。
小さな会社や個人事業主の場合であれば、社長室などはなく2、3人や家族経営でやっていることがほとんどでしょう。
スタッフは、いつでも気軽にあなたに話しかけられるオープンな状態です。
実はこの状態が、成果と効率を上げるには大きな妨げになっているのです。
先にも伝えたように、小さな会社では社長が一番の稼ぎ頭です。
一番時給が高いはずの社長が、時給の低いスタッフに仕事を妨げられやすい環境っておかしくないですか？
ですから、緊急時以外は気軽に社長へ話しかけられないようにすることが重要です。
もちろん長時間、話しかけないということは難しいでしょうから、○時から○時まで間は話しかけてはいけない、というルールを決めておくのもよいでしょう。
他には、「集中しているから話しかけないで！」のサインとして、札のようなものを準備するのも分りやすいです。
大切なことは、いつでも簡単に話しかけられる状態ではなく、コミュニケーションも時間を決めて行うということです。
またスタッフも、いつでも社長に聞けばいいという環境では、自分で考えることをしなくなり、成長の機会を奪ってしまう可能性もあります。
質問や相談があるときは、事前にしっかりと考え、決められた時間に伝えるということを教育しておきましょう。
無駄な行動その3 移動時間
やはり小さな会社では、社長が一番の営業マンであったり、あちらこちらと飛び回ったりしていることも多いでしょう。
しかし、この移動の時間というものが厄介です。
たった30分の商談でも行くのに1時間、帰りに1時間と、移動に2時間も使っていたりしませんか？
2時間半のうち重要な仕事をしているのは、たったの30分です。
もちろん移動時間を無駄にしないようにと、本を読んだりオーディオブックを聞いたりして勉強をする方もいます。
電車内でメール処理をしている人も少なくありません。
それでも、やはり移動しながらの作業は非効率な状態が長く続いているわけです。
ですから、移動時間を減らすことができないかを考えてみましょう。
そのためには、現状の自分の移動時間を把握することから始めて下さい。
あなたの手帳には、誰かとのアポイントの時間だけが書いてありませんか？
そうであれば、「会社を出る時間」そして「戻ってくる時間」を手帳に書き加えて下さい。
これだけのことですが、どのくらいの時間を移動に費やしているのか把握することができるので、あなたの意識が移動時間を減らすことに向いていくようになります。
その他に移動時間を少なくする工夫としては、同じエリアの人をまとめてセールスする方法も良いでしょう。
また、こちらからの訪問営業のパターンではなく、お客さんの方から来てもらう来店型の仕組みを作るのもよいでしょう。
このような工夫をすることで、移動時間を一気に減らすことができるので、成果や効率もグングン上がっていきます。
以上、代表的な3つの無駄な行動を紹介しましたが、3つとも当てはまっているという方も多いのではないでしょうか？
ぜひ無駄な行動を排除して、重要な仕事の時間を作るようにしていきましょう。
